Términos y condiciones

Estas condiciones regulan el acceso y uso de bienvenidIA, una plataforma que permite configurar una recepcionista basada en inteligencia artificial conectada a WhatsApp Business, gestionar agenda, servicios, centros, profesionales, preguntas frecuentes, conocimiento del negocio, contactos y recordatorios.

El servicio se dirige exclusivamente a empresas, autónomos y profesionales que contratan en el marco de su actividad empresarial o profesional. Al contratar, el cliente declara actuar en ese ámbito y no como consumidor.

• El alta requiere una cuenta con email y contraseña. Cada cuenta puede pertenecer a una o varias empresas dentro de la plataforma.
• Cada empresa tiene una persona propietaria y puede invitar usuarios con distintos niveles de acceso (administración, recepción y consulta).
• El cliente es responsable de la custodia de las credenciales, de la actividad realizada con ellas y de mantener actualizada la lista de personas con acceso.
• El cliente debe comunicarnos cualquier uso no autorizado del que tenga conocimiento.

bienvenidIA se ofrece mediante planes de suscripción con facturación mensual o anual. Los precios, límites y características vigentes son los mostrados en la página de precios en el momento de la contratación, e incluyen actualmente los planes START, PRO y BUSINESS, además de condiciones personalizadas para necesidades de tipo Enterprise.

• En la modalidad anual se abonan 10 meses y se dispone de 12 meses de servicio.
• Los importes se indican sin impuestos, que se añadirán cuando corresponda según la normativa aplicable.
• La suscripción se renueva automáticamente por periodos iguales salvo cancelación previa.
• Los cambios de precio no afectan al periodo ya abonado y se comunicarán con antelación razonable antes de aplicarse a la renovación.

Pendiente de confirmación: Los cobros mediante pasarela de pago se encuentran en fase de integración. Hasta su activación, la facturación y los cambios de plan se gestionan de forma manual y quedan registrados en la cuenta del cliente.

Las nuevas empresas disponen de una prueba comercial de 14 días para configurar y evaluar el servicio. Durante la prueba no se realizan cobros y el cliente puede darse de baja en cualquier momento.

Finalizada la prueba sin contratación, las funciones automatizadas (respuesta de la IA y automatismos asociados) pueden desactivarse. bienvenidIA puede aplicar, de forma discrecional y sin que ello genere derecho alguno, márgenes operativos adicionales antes de desactivar funciones.

• Las ampliaciones de plan se aplican de forma inmediata, con el ajuste proporcional correspondiente.
• Las reducciones de plan o el paso de anual a mensual se aplican al final del periodo ya abonado, para respetar lo pagado.
• En caso de impago, el servicio puede entrar en un estado de pausa comercial: se desactivan la respuesta automática de la IA y los automatismos, mientras el panel, los datos históricos y la respuesta manual del equipo del cliente siguen disponibles.
• Si la situación de impago se mantiene, bienvenidIA puede suspender el acceso y, posteriormente, resolver el contrato.

Cada plan incluye un número determinado de conversaciones de IA al mes. La unidad se cuenta así: la primera vez que la IA atiende a un contacto se abre una ventana de 24 horas para ese contacto; todos los mensajes intercambiados con esa persona dentro de esa ventana cuentan como una sola conversación. Si el mismo contacto vuelve a escribir una vez transcurrida la ventana, se cuenta una conversación nueva.

El sistema avisa cuando se alcanza el 80 % y el 100 % del consumo incluido, y de nuevo si se supera de forma significativa. Para proteger el servicio y evitar costes desproporcionados, bienvenidIA puede aplicar medidas técnicas razonables de protección ante un uso muy superior al contratado, incluida la desactivación temporal de la respuesta automática de la IA.

• Estas medidas de protección no constituyen una cantidad adicional garantizada ni un derecho a consumir por encima del plan.
• No se aplican cargos automáticos por exceso de consumo: si el cliente necesita más volumen, debe ampliar el plan.
• Aunque la IA quede desactivada por exceso de consumo, los mensajes siguen llegando y el equipo del cliente puede responder manualmente desde la bandeja.

bienvenidIA ofrece, de forma opcional, un servicio de puesta en marcha asistida con pago único, disponible con cualquier plan. Incluye acompañamiento en la configuración inicial de la empresa, del agente y su tono, la carga inicial de servicios y preguntas frecuentes, la configuración de centros, horarios y profesionales, la puesta en marcha de la agenda, la revisión de la base de conocimiento, el acompañamiento en la conexión de WhatsApp y una prueba final del agente junto al cliente.

• Es un servicio opcional: el cliente puede configurar el producto por sí mismo sin coste adicional.
• No modifica los límites ni las funciones incluidas en el plan contratado.
• No amplía la duración de la suscripción ni es una cuota recurrente.
• No incluye configuración ilimitada ni desarrollos a medida: se trata de un acompañamiento acotado a las tareas descritas.
• La autorización final del número en WhatsApp debe realizarla el titular de la cuenta ante Meta; bienvenidIA no puede realizarla en su nombre.

La mensajería se presta a través de la plataforma oficial de WhatsApp Business de Meta. El cliente es responsable de disponer de una cuenta y un número compatibles, de cumplir las condiciones y políticas de mensajería de WhatsApp y Meta, de realizar las autorizaciones necesarias y de obtener los consentimientos que resulten exigibles para contactar con sus destinatarios.

bienvenidIA no controla la disponibilidad de los servicios de Meta, los cambios en sus interfaces, la aprobación de plantillas de mensaje, las restricciones o bloqueos de cuentas ni sus políticas. Nos comprometemos a informar y a colaborar razonablemente ante incidencias de este tipo, y a adaptar la integración cuando sea técnicamente posible.

bienvenidIA utiliza sistemas automatizados para generar respuestas y para ejecutar determinadas acciones configuradas por el cliente, como consultar disponibilidad, reservar, reprogramar o cancelar citas de acuerdo con las reglas definidas.

El cliente se compromete a:

• Revisar la configuración del agente antes de ponerlo en producción.
• Proporcionar información correcta y actualizada sobre servicios, precios, horarios y centros.
• Establecer las reglas y restricciones que considere necesarias.
• Probar el agente con el simulador antes de conectarlo a un número real.
• Supervisar razonablemente su funcionamiento y configurar la derivación a una persona cuando corresponda.

Los sistemas de inteligencia artificial pueden cometer errores o generar respuestas incompletas. No garantizamos exactitud absoluta y el cliente asume la revisión de la información que publica a través del agente.

bienvenidIA es una herramienta de recepción y gestión administrativa. No es un profesional sanitario, no realiza diagnósticos y no sustituye el consejo profesional. Tampoco es un canal de emergencias.

Queda prohibido configurar o utilizar el agente para:

• Realizar diagnósticos médicos de forma autónoma.
• Tomar decisiones clínicas o terapéuticas.
• Prescribir tratamientos o medicación.
• Atender emergencias o situaciones urgentes que requieran intervención inmediata.
• Tomar decisiones de alto impacto que exijan el juicio de un profesional cualificado.

El agente sí puede informar, responder preguntas frecuentes, gestionar la agenda, transmitir la información configurada por el negocio y derivar la conversación a una persona del equipo.

El cliente no utilizará el servicio para:

• Actividades ilegales o contrarias a derechos de terceros.
• Envío de mensajes no solicitados, spam o comunicaciones masivas sin base lícita.
• Fraude, suplantación de identidad o engaño a los destinatarios.
• Distribución de malware o contenido dañino.
• Intentar eludir límites de uso, medidas de seguridad o el aislamiento entre empresas.
• Cualquier uso contrario a las políticas de WhatsApp y Meta.
• Los usos de alto riesgo descritos en la sección anterior.

El incumplimiento de esta sección puede dar lugar a la suspensión inmediata del servicio.

Respecto a los datos personales que el cliente trata a través de la plataforma (contactos, conversaciones, citas y datos derivados), el cliente actúa normalmente como responsable del tratamiento y bienvenidIA como encargado, en los términos del Acuerdo de encargo de tratamiento.

El cliente se compromete a:

• Informar adecuadamente a sus propios clientes, pacientes o usuarios finales sobre el tratamiento que realiza, incluido el uso de un canal automatizado.
• Determinar y documentar las bases jurídicas del tratamiento, y obtener los consentimientos cuando resulten necesarios.
• Cumplir la normativa de protección de datos aplicable y las políticas de WhatsApp y Meta.
• Tratar de forma lícita las categorías especiales de datos, incluidos los datos de salud, si su actividad implica que puedan comunicarse a través del canal.
• No introducir en la plataforma más datos personales de los necesarios para la finalidad prevista.

El cliente conserva todos los derechos sobre sus datos y contenidos: conversaciones, contactos, servicios, documentación y conocimiento del negocio. El cliente concede a bienvenidIA únicamente los derechos necesarios para alojar, procesar y transmitir ese contenido con el fin de prestar el servicio contratado.

bienvenidIA conserva todos los derechos sobre el software, la interfaz, la marca, la tecnología y su documentación propia. No se cede ninguna licencia más allá del derecho de uso del servicio durante la vigencia del contrato.

Respecto a las respuestas generadas por la inteligencia artificial: bienvenidIA no reclama su titularidad y el cliente puede utilizarlas en el marco de su actividad. Por la propia naturaleza de estos sistemas, no puede garantizarse exclusividad ni originalidad absoluta sobre el texto generado. bienvenidIA puede procesar el contenido de las conversaciones exclusivamente para prestar y mantener el servicio.

Ambas partes tratarán como confidencial la información no pública a la que accedan con motivo de la relación contractual. El personal de bienvenidIA sólo accede a los datos de una empresa cuando resulta necesario para prestar soporte o resolver una incidencia, y esos accesos quedan registrados.

El soporte se presta por los canales indicados en el panel, en horario laborable y en español. Los planes superiores pueden incluir prioridad de atención según lo indicado en la página de precios. No existe un acuerdo de nivel de servicio (SLA) para los planes estándar.

bienvenidIA se compromete a prestar el servicio con diligencia profesional, pero no garantiza una disponibilidad del 100 %. El servicio puede verse interrumpido por mantenimientos, incidencias técnicas o fallos de proveedores externos como Meta o los proveedores de infraestructura y de modelos de IA.

El servicio evoluciona: podemos añadir, modificar o retirar funciones. Los cambios sustanciales que afecten de forma relevante al uso contratado se comunicarán con antelación razonable a través del panel o por email.

bienvenidIA responde por los daños directos causados por incumplimiento de estas condiciones. En la medida permitida por la ley, y dado el carácter B2B del servicio, no responde por:

• Errores, omisiones o respuestas inexactas generadas por la inteligencia artificial cuando el cliente no ha supervisado razonablemente su configuración.
• Información incorrecta, desactualizada o incompleta proporcionada por el propio cliente.
• Interrupciones, cambios, restricciones o bloqueos imputables a servicios de terceros, en particular WhatsApp y Meta.
• Configuraciones realizadas por el cliente o por usuarios autorizados por él.
• Lucro cesante, pérdida de oportunidades comerciales o daños indirectos.

Estas limitaciones no excluyen la responsabilidad por dolo, culpa grave, daños personales ni cualquier otra responsabilidad legalmente no excluible.

Pendiente de confirmación: El límite cuantitativo de responsabilidad (por ejemplo, referido a los importes abonados en un periodo determinado) debe fijarse con revisión jurídica profesional antes del lanzamiento.

• El cliente puede cancelar en cualquier momento. La cancelación surte efecto al final del periodo ya abonado, manteniendo el servicio hasta esa fecha.
• Durante la prueba gratuita, la baja es inmediata y no genera ningún cargo.
• En la modalidad anual, la cancelación evita la renovación pero no genera un reembolso automático del periodo en curso.
• bienvenidIA puede resolver el contrato por incumplimiento grave, impago mantenido o uso prohibido, informando previamente cuando sea posible.

Pendiente de confirmación: La política de reembolso del servicio de puesta en marcha asistida es una decisión comercial pendiente. No se afirma aquí ninguna condición concreta hasta que se defina.

A la finalización del contrato, y previa solicitud del cliente, bienvenidIA prestará asistencia razonable para facilitarle una copia de sus datos y para proceder a su eliminación, conforme al acuerdo de encargo de tratamiento.

El panel incluye la exportación de los datos de la empresa en formato estructurado y la solicitud de baja por parte del propietario, con un periodo de recuperación de 30 días antes del cierre de la cuenta y la eliminación de los datos operativos en un plazo máximo de 12 meses desde la solicitud, salvo obligación legal de conservación o bloqueo legal en vigor.

Estas condiciones se rigen por la legislación española y por la normativa de la Unión Europea aplicable. Para cualquier cuestión contractual puedes escribir a privacy@bienvenidia.com.

Pendiente de confirmación: La identificación completa del titular contratante y la cláusula de jurisdicción están pendientes de confirmación (ver Aviso legal).