Política de Privacidad

Esta página es mantenida por el equipo de bienvenidIA para explicar cómo se recopilan, utilizan y protegen los datos personales en nuestra plataforma. AI Receptionist es un software de recepción automatizada dirigido a clínicas y negocios de servicios. Las empresas usuarias (en adelante, “Empresas”) utilizan la plataforma para configurar agentes de inteligencia artificial que interactúan con sus propios clientes y pacientes.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos introducidos directamente en bienvenidIA (cuenta de usuario, datos de la empresa, configuración de agentes, etc.) es el propietario de la aplicación bienvenidIA. Para ejercer tus derechos de privacidad, puedes contactarnos en la dirección indicada al final de esta página.

Respecto a los datos de los clientes finales de cada Empresa (pacientes, usuarios, solicitantes de cita, etc.), bienvenidIA actúa como encargado del tratamiento en nombre de la Empresa. Cada Empresa es responsable de informar a sus propios clientes sobre el uso de la plataforma y de obtener, cuando sea necesario, los consentimientos que correspondan.

2. Datos que recopilamos

2.1. Datos de las Empresas y sus usuarios autorizados

• Identificación de la cuenta: nombre, email y contraseña cifrada.
• Datos de perfil y de la empresa: nombre comercial, configuración de agentes y preferencias.
• Información de pago y facturación, cuando aplique.
• Registros de actividad dentro del panel (logs técnicos agregados, sin contenido sensible).

2.2. Datos de los clientes finales procesados por los agentes

• Nombre y apellidos, cuando el cliente final los proporciona.
• Número de teléfono asociado a la conversación de WhatsApp.
• Contenido de los mensajes, conversaciones y solicitudes de cita.
• Datos necesarios para gestionar citas: fecha, hora, servicio solicitado y centro preferido.
• Estado de asistencia a citas y recordatorios enviados.

3. Finalidad del tratamiento

Utilizamos los datos únicamente para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio: permitir que los agentes de IA respondan a clientes finales, recopilen solicitudes de cita y gestionen conversaciones.
• Gestión de agenda: almacenar citas, disponibilidad, profesionales y centros configurados por la Empresa.
• Mejora del servicio: corregir errores, entrenar y ajustar los modelos de respuesta de forma agregada, siempre respetando el aislamiento entre empresas.
• Seguridad y soporte: detectar abusos, resolver incidencias y responder a consultas de las Empresas.
• Cumplimiento legal: atender obligaciones fiscales, contables y de conservación de datos que correspondan.

4. Base legal

El tratamiento de los datos de las Empresas se fundamenta en la ejecución del contrato de prestación del servicio. El tratamiento de los datos de los clientes finales se realiza por encargo de la Empresa, en virtud de las condiciones de uso aceptadas por esta al utilizar bienvenidIA. En algunos casos, el tratamiento también podrá basarse en el consentimiento del interesado o en el interés legítimo de la Empresa para atender solicitudes de información.

5. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras la Empresa mantenga una cuenta activa en bienvenidIA o durante el plazo necesario para cumplir con las finalidades descritas. Cuando una Empresa solicita la eliminación de su cuenta, sus datos y los de sus clientes finales se borrarán o anonimizarán en un plazo razonable, salvo que exista una obligación legal de conservación. Las conversaciones de WhatsApp se conservan durante el tiempo que la Empresa las mantenga activas en el panel, pudiendo archivarse o eliminarse según la política interna de cada Empresa.

6. Proveedores y subencargados

bienvenidIA utiliza proveedores de servicios esenciales para el funcionamiento de la plataforma. Estos actúan como subencargados del tratamiento y solo acceden a los datos estrictamente necesarios:

• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform): utilizado para recibir y enviar mensajes de WhatsApp en nombre de las Empresas.
• Proveedores de inteligencia artificial: utilizados para generar respuestas de los agentes. Los mensajes se procesan de forma pseudónima y agregada, sin permitir el entrenamiento de modelos con datos identificables de las Empresas o sus clientes finales.
• Infraestructura cloud y base de datos: almacenamiento seguro, copias de seguridad y procesamiento en entornos controlados.

La lista de subencargados puede actualizarse. Cualquier cambio sustancial será comunicado a las Empresas a través del panel o por email.

7. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la información:

• Conexiones cifradas mediante HTTPS/TLS en todas las comunicaciones.
• Contraseñas almacenadas de forma segura mediante hashing.
• Control de acceso basado en autenticación y autorización por roles.
• Aislamiento de datos entre Empresas mediante políticas de seguridad a nivel de fila (RLS).
• Copias de seguridad automatizadas y monitorización de la infraestructura.

Ningún sistema es completamente invulnerable. Si detectamos un incidente que afecte a los datos personales, lo notificaremos a las Empresas afectadas y a las autoridades competentes conforme a la normativa aplicable.

8. Aislamiento entre empresas

bienvenidIA está diseñado como una plataforma multiempresa desde su origen. Cada Empresa solo puede acceder a sus propios agentes, conversaciones, clientes finales, citas, servicios y configuraciones. Los datos de una Empresa no son visibles ni accesibles para otras Empresas, salvo autorización expresa del propietario de los datos.

9. No venta de datos personales

bienvenidIA no vende, alquila ni comparte datos personales con terceros para fines de marketing o publicidad. Los datos de las Empresas y de sus clientes finales se utilizan exclusivamente para prestar y mejorar el servicio contratado.

10. Tratamiento de conversaciones de WhatsApp

Cuando una Empresa conecta un número de WhatsApp Business a través de Meta, AI Receptionist recibe los mensajes entrantes y envía las respuestas generadas por el agente configurado. El contenido de estas conversaciones se almacena en la plataforma para que la Empresa pueda consultarlo, gestionar citas y revisar la calidad del servicio.

Las Empresas son responsables de informar a sus clientes finales sobre el uso de WhatsApp como canal de comunicación automatizado y de cumplir con las políticas de Meta para el uso de la WhatsApp Business Platform, incluyendo las normas sobre mensajes opt-in cuando corresponda.

11. Derechos de los usuarios

Las personas cuyos datos personales se traten a través de bienvenidIA tienen derecho a:

• Acceder a sus datos personales.
• Solicitar la rectificación de datos inexactos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando ya no sean necesarios.
• Oponerse al tratamiento o solicitar su limitación en determinados supuestos.
• Solicitar la portabilidad de los datos en formato estructurado.

Para ejercer estos derechos, el titular de los datos puede contactar directamente con la Empresa responsable. Si es necesario, bienvenidIA facilitará a la Empresa las herramientas para atender la solicitud conforme a la normativa aplicable.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en el servicio, en la normativa o en nuestros proveedores. Publicaremos la nueva versión en esta misma página con la fecha de última actualización. Te recomendamos revisarla periódicamente.

13. Contacto

Si tienes dudas sobre esta Política de Privacidad o sobre el tratamiento de tus datos, puedes contactarnos: